Tietosuojaperiaatteet – Isännöintipalvelu Taito Oy
Henkilötietolaki 523/1999 10 § ja 24 §, EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679
- Rekisterinpitäjä
Isännöintipalvelu Taito Oy info@isannointipalvelutaito.fi
Keskustie 7 Y-tunnus 3408205-9
+358 449776886
2. Rekisteriasioita hoitavat henkilöt
Leena Huuskonen ja Marjukka Simonen
yrittäjät, isännöitsijät
3. Rekisterin nimi
Isännöintipalvelu Taito Oy:n asiakastiedot isännöintipalvelussa, sopimuksissa, taloushallinnossa ja tiedotuksessa.
4. Yleistä
Isännöintiyrityksen toiminnan kannalta on välttämätöntä kerätä ja hallinnoida asiakkuuksiin liittyviä henkilötietoja. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä.
5. Tietojen käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittelyn yleisenä henkilötietolain 8 §:n mukaisena perusteena on asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan isännöintitoimistolle antama toimeksianto tai isännöintitoimiston ja asiakkaan välisistä sopimuksista sekä lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen.
Tarvitsemme osakkaan ja asukkaan henkilötietoja, jotta voimme tunnistaa asiakkaamme tämän asioidessa isännöintiyrityksessämme tai sähköisissä palveluissamme. Käytämme tietoja asiakkaan yhteisön hallinnon ja taloushallinnon sekä teknisen ylläpidon tehtävissä, vastike- ja tiemaksuvalvonnassa, saatavien perinnässä, asukas/osakastiedottamisessa sekä asiakkaalle hankittujen palvelujen järjestämisessä. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä valvottaessa isännöintiyrityksen ja asiakasyhteisön etua.
6. Rekisterit ja käytettävät tietojärjestelmät
Käsittelemme ja säilytämme henkilötietoja asiakkaidemme lukuun etupäässä alla mainituissa rekistereissä.
- Osake- tai osakasluettelo ja luettelo osakkeen aiemmista omistajista
-
Lakisääteiset tiedot, kuten omistajan nimi ja postiosoite, syntymäaika sekä muu hallintaoikeuden haltijan nimi.
- mahdolliset luvat, suostumukset ja kiellot
-
- Kunnossapito- ja muutostyörekisteri
- Osakkaan nimi ja postiosoite
- sähköpostisoite
- puhelinnumero
- yhteyshenkilön vastaavat yhteystiedot
- urakoitsijan ja muiden mahdollisten osapuolten nimet, yhteystiedot ja y-tunnukset
- Asukasrekisteri
- Huoneiston tiedot
- huoneistossa asuvien etu- ja sukunimet
- syntymäaika, henkilötunnus
- sähköpostiosoitteet
- puhelinnumerot
- sisään- ja poismuuttoajankohdat
- vikailmoituksissa ilmoittajan etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköposti, tieto kotieläimistä – mahdolliset luvat, suostumukset ja kiellot
- Autopaikka-, pesutupa-, saunavuoro- ja muut vastaavat rekisterit
-
- sukunimi, etunimi
- sähköpostiosoite
- osoite
- puhelin
- Osakasrekisteri
- Osakkaan nimi ja postiosoite
- sähköpostisoite
- puhelinnumero
- yhteyshenkilön vastaavat yhteystiedot
- rekisteritunnukset
- y-tunnukset
- maa-alueiden pinta-alat, käyttötarkoitus jne. – mahdolliset luvat, suostumukset ja kiellot
- Hallitusten, tilintarkastajien ja toiminnantarkastajien henkilö- ja yhteystiedot
- Sukunimi, etunimi
- sähköpostiosoite
- osoite
- puhelin
- tehtävänimike / rooli
- hallituksen jäsenien henkilötunnus sekä tilinumero, jos yhteisössä maksetaan kokouspalkkioita
7. Tietojen kerääminen
Henkilötiedot saamme kerättyä pääasiassa taloon muuton yhteydessä tai myöhemmin taloyhtiön osakkailta ja asukkailta itseltään esim. kauppakirjoista sekä eri viestintäkanavissa, kuten puhelimitse, postitse, sähköpostitse tai vastaavalla tavalla.
Henkilötietoja saadaan myös ns. perustietolomakkeista, joiden avulla määrätään mm. tieyksiköt. Lisäksi henkilöön liitettävissä olevia tietoja kertyy internetsivuille kirjautumisen yhteydessä sekä niitä käytettäessä. Kaikki tiedot ovat alun perin asiakkaiden antamia, eikä niitä yleensä erikseen tarkasteta.
8. Tietojen säilyttäminen
Säilytämme henkilötietoja lakisääteisen ajan tai sen ajan, kun asukas/osakas asuu taloyhtiössä, tiekunnan osakas tai yhteisö on isännöintiyrityksemme asiakas. Tämän jälkeen säilytämme tietoja vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista asiakkuuden siirron, laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia. Aineistot tuhotaan tietoturvallisesti.
9. Tietojen luovuttaminen
Henkilötietoja luovutetaan yhteisön/asiakkaan virallisille edustajille näiden tehtävien hoitamiseksi sekä yhteisön/asiakkaan mahdollisesti käyttämille palveluntarjoajille, kuten huolto- ja perintäyhtiölle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Näiden ohella henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnön.
10. Tietoturva ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvät toimintaohjeet
Henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja niitä käyttävät ainoastaan isännöintiyrityksen työntekijät suojatuilla työasemillaan, joihin työntekijät pääsevät kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan.
11. Tietojen sijainti
Henkilötiedot sijaitsevat tietojärjestelmätoimittajien palvelimilla sekä työntekijöiden työasemilla.
Paperimuodossa olevia asiakirjoja on toimistossamme ja toimiston arkistossa. Toimistoon ei pääse ilman että joku henkilökuntaan kuuluva ottaa vastaan ja arkisto on asianmukaisesti lukittu. Asiakkaiden asiakirjaaineistoja voi sijaita asiakkaiden omissa tiloissa ja vastuulla.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto häntä koskevista tiedoista, oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Poistamis-, rajoittamis- tai vastustamisoikeutta ei kuitenkaan ole sellaisten tietojen osalta, joiden käsittely on välttämätöntä tai tarpeellista.
Rekisteröidyn tulee toimittaa pyyntölomake häntä koskevista tiedoista kirjallisesti, päivättynä sekä allekirjoitettuna.
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietosuojaan liittyvien oikeuksien toteuttamista koskeva asia käsiteltäväksi valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto), mikäli emme ole noudattaneet tietosuojaa koskevia säännöksiä.
Selostetta käsittelytoimista ei tarvitse toimittaa, koska yrityksellä on alle 250 työntekijää (Tietosuoja-asetus artikla 30 kohta 5).
Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voitte olla yhteydessä yrittäjiin Marjukka Simoseen ja Leena Huuskoseen, yhteystiedot alla.
13. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Yrityksellä on oikeus tehdä muutoksia tietosuojaselosteeseen ilman erillistä ilmoitusta.